Ringkasan Bab 1 Sistem Informasi manajemen

Pengantar Sistem Informasi Berbasis Komputer

                Awalnya, aplikasi computer utama adalah pengolahan data akuntansi. Aplikasi tersebut lalu diikuti oleh empat aplikasi lain: sistem informasi manajemen (management information systems), sistem pendukung keputusan (decision support systems), otomatisasi kantor (office automation), dan sistem pakar (expert systems). Keempat aplikasi ini membentuk sistem informasi berbasis komputer (computer-based information systems) ,atau CBIS.

Informasi adalah salah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manajer. Informasi dapat dikelola sepertinya halnya sumber daya yang lain, dan perhatian pada topik ini bersumber dari dua pengaruh. Pertama, bisnis telah menjadi semakin kompleks, dan kedua , komputer telah mencapai kemampuan yang semakin membaik.

Tingkat-tingkatan Manajemen, manajer pada tingkat tertinggi hirarki organisasi, seperti direktur dan para wakil direktur, sering disebut berada pada tingkat perencanaan strategis (strategic planning level). Manajer tingkat menengah mencakup menejer wilayah, direktur produk dan kepala divisi. Tingkat mereka dinamakan tingkat pengendalian manajemen (management control level), yang bermakna tanggug jawab untuk melaksanakan rencana dan memastikan tercapainya tujuan. Manajer tingkat bawah mencakup kepala departemen, penyedia (supervisor), dan pemimpin proyek, yang bertanggung jawab menyelesaikan rencana-rencana yang telah ditetapkan oleh para menejer ditingkat yang lebih tinggi. Tinkatan terendah ini disebut tingkat pengendalian operasional (operational control level), yaitu tempat berlangsungnya operasi perusahaan.

Ada lima fungsi-fungsi manajemen yang utama. Pertama, manajer melaksanakan (plan) apa yang akan mereka lakukan. Kemudian, mereka mengorganisasikan (organize) untuk mencapai rencana tersebut. Selanjutnya, mereka menyusun staf (staff) organisasi mereka dengan sumber daya yang diperlukan. Dengan sumber daya yang ada, mereka mengarahkan (direct) untuk melaksanakan rencana. Akhirnya mereka mengendalikan (control) sumber daya, menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.

Pengetahuan Manajemen istilah “mengerti” (literancy) digunakan untuk menggambarkan dua jenis pengetahuan yang merupakan kunci untuk menggunakan computer. Pengetahuan mengenai komputer  yang diperlukan untuk berfungsi dimasa kini disebut mengerti komputer (computer literancy). Pengetahuan ini mencakup pengertian mengenai istilah-istilah komputer, pemaham mengenai keunggulan dan kelemahan komputer, kemampuan menggunakan komputer (walau tidak perlu menjadi seorang programer ). Selain mengerti komputer, manejer modern perlu mengerti informasi, mengerti informasi (information literancy) meliputi pengertian bagaimana menggunakan informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, dimana informasi dapat diperoleh, dan bagaimana membagikan informasi dengan orang lain.

Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Suatu organisasi seperti perusahaan atau suatu area fungsional cocok dengan definisi ini. Organisasi terdiri dari sejumlah sumber daya seperti telah kita bahas sebelumnya, dan sumber daya tersebut bekerja menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang ditentukan oleh pemilik atau menajemen.

Elemen-elemen system, sumber daya input diubah menjadi sumber daya output. Sumber daya mengalir dari elemen input, melalui elemen transformasi, kepada elemen output. Suatu mekanisme kontrol  memantau proses transformasi untuk menyakinkan bahwa sistem tersebut memenuhi tujuannya. Mekanisme kontrol ini dihubungkan pada arus sumber daya dengan memakai suatu lingkaran umpan balik (feedback loop) yang mendapatkan informasi dari output sistem dan menyediakan informasi bagi mekanisme kontrol. Mekanisme kontrol membandingkan sinyal-sinyal umpan balik dengan tujuan, dan mengarahkan sinyal pada elemen input jika sistem operasi memang perlu diubah.

Suatu sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya disebut sistem terbuka, dengan menggunakan logika yang sama suatu sistem yang tidak dihubungkan dengan lingkungannya adalah sistem tertutup. Subsistem sebenarnya hanyalah sistem didalam suatu sistem. Ini berarti bahwa sistem berada pada lebih dari satu tingkat. Jika suatu sistem adalah bagian dari sistem yang lebih besar, system yang lebih besar itu adalah supersistem.

Nama yang diberikan untuk aplikasi akuntansi berbasis computer adalah pengolahan data elektronik (electronic data processing), atau data EDP. Istilah EDP tidak lagi populer, dan telah disingkat menjadi data processing (DP). Kita menggunakan istilah Sistem Informasi Akuntansi – SIA (accounting information system)untuk menggambarkan sistem yang memproses aplikasi pengolahan data perusahaan. SIA menghasilkan beberapa informasi, sebagai produk sampingan dari proses akuntansi.

Komputer baru biasa menggunakan sirkuit kepingan silicon yang memungkinkan daya pemprosesan yang lebih banyak tiap rupiahnya. Konsep penggunaan komputer sebagai sistem informasi manajemen atau SIM, di promosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tersebut. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen.

Hasil aktual jarang sesuai dengan yang dibanyangkan semula. Ada beberapa penyebab kekurangan ini: kurangnya pengetahuan tentang komputer  di antara para pemakai, kurangnya pengertian bisnis dan keawaman spesialis informasi mengenai peran manajemen, peralatan komputer  yang mahal dan terbatas dibandingkan standar sekarang .

Massaachusetts Institute of Technology (MIT) memformulasikan pendekatan yang berbeda. Ilmuwan ini adalah Michael S. Scott Morton. G. Anthony Gorry, dan Peter G. W.  Keen, dan konsep mereka disebut system pendukung keputusan (decision support systems), atau DSS.DSS adalah sistem penghasil informasi yang ditunjukan pada suatu masalah tertentu yang harus dibuat manajer.

SIM adalah suatu sumber daya organisasional. SIM dimaksudkan untuk menyediakan informasi pemecahan masalah bagi sekelompok manajer secara umum, sedangkan DSS dimaksudkan untuk mendukung satu orang manajer secara khusus. Pada saat DSS berkembang, perhatian juga difokuskan pada aplikasi computer yang lain: otomatisasi kantor (office automation), atau OA. OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas di antara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik.

OA dimulai tahun 1964 saat IBM mengumumkan produknya, Magnetic Tape / Selectric Typewriter  (MT/ST), yaitu mesin tik yang dapat mentik kata-kata yang telah terekam dalam pita magnetik. Operasi pentikan otomatis ini mengarahkan pada aplikasi OA yang disebut pengolahan data (word processing). Otomatisasi kantor telah berkembang meliputi aplikasi seperti konferansi jarak jauh (teleconferencing), voice mail, surat elektronik (electronic email), electronic calendaring, facsimile transmission, dan desktop publishing.

Saat ini sedang berlangsung gerakan untuk menerapkan kecerdasan buatan (artificial intelligence), atau AI, bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar AI adalah bahwa computer dapat di program untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia. Nagian khusus dari AI, yaitu sistem pakar (expert system) atau ES, mendapatkan paling banyak perhatian. Sistem pakar adalah suatu sitem yang berfungsi sebagai seorang spesialis dalam suatu area.

Kita menggunakan istilah spesialis informasi (information specialist) untuk menggambarkan pegawai perusahaan yang sepenuh waktu bertanggung jawab mengembangkan dan memelihara sistem berbasis komputer. Ada lima golongan utama spesialis informasi: analias sistem (system analist) ,pengolahan database (database administrator) ,spesialis jaringan (network specialist) ,programer dan operator. Yang artinya menggambarkan rantai komunikasi tradisional yang menghubungkan pemakai, para spesialis informasi dan computer. Pemakai dapat berupa seorang manajer, non-manajer ,atau suatu individu atau organisasi di dalam lingkungan perusahaan.

Analis sistem bekerja sama dengan pemakai mengembangkan sistem baru dan memperbaiki sistem yang sekarang ada. Analis sistem adalah pakar dalam mendifinisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer membantu pemecahan masalah.

Pengelola database bekerja sama dengan pemakai dan analis sistem menciptakan database yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi pemakai.  Database adalah suatu kumpulan data komputer yang terintegrasi, diatur dan disimpan menurut suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali. Setelah database diciptakan, pengolahan database mengelola sumber daya yang penting ini.

Spesialis jaringan bekerja sama dengan dengan analis sistem dana pemakai membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya komputer yang tersebar. Spesialis jaringan menggabungkan keahlian bidang komputer dan telekomunikasi.

Programer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode intruksi-intruksi yang menyebabkan komputer mengubah data menjadi informasi yang diperlukan pemakai.

Operator mengoperasikan peralatan komputer berskala besar seperti computer mainframe dan komputer mini. Operator memantau layar komputer , menggantikan ukuran-ukuran kertas di printer, mengelola perpustakaan tape dan disk storage, serta melakukan tugas-tugas serupa lainnya.

Yang berpengaruh besar pada penggunaan komputer yaitu kecendrungan. Kecenderungan ini adalah meningkatnya minat pemakai dalam mengembangkan aplikasi komputer mereka sendiri. Nama yang diberikan untuk situasi ini adalah end-user computing. End using sinonim dengan pemakai yang menggunakan produk akhir sistem berbasis komputer. Jadi, end-using computing (EUC) adalah pengembangan seluruh atau sebagian sistem berbasis komputer oleh para pemakai.

Meningkatkan Pengetahuan tentang Komputer. Selama awal 1980-an, dampak dari program-program pendidikan komputer di tingkat universitas dan pra-unuversitas sangat terasa. Berbagai tingkatan manajemen, terutama di tingkat bawah, mulai diisi oleh orang-orang yang menguasai komputer dengan baik.

Antrian Jasa informasi. Para spesialis informasi selalu memiliki lebih banyak pekerjaan dari pada yang dapat mereka tangani. Situasi ini menjadi kritis selama awal 1980-an saat para pemakai mulai meminta jasa-jasa informasi untuk dukungan sistem tambahan. Unit jasa informasi tidak dapat menanggapi cukup cepat, dan terjadi timbunan pekerjaan yang menunggu untuk diolah komputer. Sebagian pemakai bahkan harus menunggu dua atau tiga tahun agar pekerjaannya dapat melewati timbunana permintaan yang belum di kerjakan.

Perangakat Keras yang Murah. Pada periode yang sama, pasar di banjiri oleh komputer mikro yang murah. Para pemakai dapat memperoleh perangkat keras mereka sendiri dengan memesan pada took komputer local melalui telepon dan membayarnya dengan dana kas kecil.

Perangkat Lunak Jadi. Perusahaan-perusahaan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software), keduannya memproduksi perangkat lunak yang mampu melaksanakan tugas-tugas akuntansi dasar maupun menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan. Perangkat lunak jadi ini menawarkan dukungan peningkatan dan kemudahan penggunaan, dan memampukan perusahaan dan pemakai individu dengan sedikit atau tanpa keahlian komputer untuk menerapkan sistem berbasis komputer. Gabungan keempat ini merupakan penyebab meluasnya end-user computing.

Walaupun komputer  tidak memotong biaya administrasi seperti yang direncanakan, keberhasilan yang lebih berarti tercapai dalam pelaksanaan pekerjaan yang lebih baik – mencapai peningkatan efesiensi atau pengurangan investasi. Karena sukarnya mengukur nilai CBIS, perusahaan-perusahaan sangat berhati-hati dalam membuat keputusan untuk menerapkan sistem seperti ini. Banyak waktu manajer dan staff di habiskan untuk mengevaluasi dampak sistem itu pada organisasi. Menjustifikasi CBIS, dengan menggunakan gabungan ukuran-ukuran kuantitatif dan subyektif, adalah langkah kunci dalam mencapai sumber daya yang berharga ini.

Dalam beberapa hal, tiap subsistem dari CBIS menyerupai suatu organisme hidup, lahir, bertumbuh, menjadi matang, berfungsi dan akhirnya mati. Proses evolusioner ini disebut siklus kehidupan sistem (system life cycle – SLC ), dan terdiri dari tahap-tahap sebagai berikut: Perancanaan, Analisis, Rancangan, Penerapan, Pengggunaan. Siklus kehidupan dari suatu sistem berbasis komputer mungkin hanya berlangsung beberapa bulan, atau mungkin berlangsung beberapa tahun. SIM yang memproyeksikan jumlah agen dan prekrut untuk perusahaan asuransi telah digunakan sejak pertengahan 1980-an. Cepat atau lambat, sifat dinamis bisnis akan melampaui kemampuan sistem informasi, dan sistem itu harus diperbarui.

Sumber daya informasi perusahaan mencakup lebih dari sekedar informasi. Sumber daya tersebut mencakup pula perangkat keras, fasilitas, perangkat lunak, data, para spesialis informasi dan para pemakai informasi. Manajer pada semua tingkatan tertinggi terjangkau jauh ke masa depan. Rencana-rencana strategis ini menyatakan apa yang akan dicapai perusahaan dalam lima, sepuluh tahun yang akan datang atau lebih, dan menguraikan bagaimana tujuan-tujuan tersebut akan tercapai. Setelah para eksekutif mempersiapkan rencana strategis bagi perusahaan, rencana-rencana serupa dibuat untuk tiap area fungsional. Rencana stategis fungsional menggambarkan bagaimana tiap area fungsional akan memberikan konstribusi pada tercapainya tujuan-tujuan perusahaan.

Kegiatan mengidentifikasi sumber daya informasi yang akan dibutuhkan perusahaan di masa depan, mendapatkan sumber daya tersebut, dan mengelolanya disebut perencanaan sumber daya informasi secara strategis (strategic planning for information resources ) ,atau SPIR. SPIR adalah tanggung jawab semua manajer, tetapi manajer organisasi jasa informasi (information services) memainkan peranan penting. Jabatan CIO, yaitu chief information officer, menjadi semakin popular untuk menggambarkan manajer jasa informasi.

Dari semua inovasi terbaru dalam penggunaan komputer, tidak ada yang dampaknya sebesar end-user computing. Para pemakai sekarang mengembangkan banyak aplikasi mereka sendiri. Kecenderungan ini akan berlanjut, dan akan menghasilkan mafaat keseluruhan bagi perusahaan, namun bukannya tanpa sejumlah resiko serius. Resiko tersebut dapat diperkecil dengan pengendalian manajemen yang tepat.

Saat manajer menyadari informasi sebagai suatu sumber daya strategis menetapkan kebujaksanaan-kebijaksanaan yang menerapkan sumber daya tersebut secara strategis, dan membuat tindak lanjut untuk meyakinkan bahwa kebijaksaan tersebut dijalankan, aktivitas itu disebut manajemen sumber daya informasi (information resources management) ,atau IRM. IRM adalah konsep yang mengintegrasikan konsep-konsep keunggulan kompetitif lain, CIO, IRM ,SPIR ,dan end –user computing. Dengan demikian, IRM memberikan kerangka kerja bagi pemanfaatan komputer yang efektif.