SISTEM MANAJEMEN MUTU (SMM)
Pelaksanaan penerapan
Sistem Manajemen Mutu (SMM) di lingkungan Departemen .
Pekerjaan Umum perlu dilakukan untuk mengakomodasi semua
sistem yang terkait dengan penjaminan mutu seluruh proses
kegiatan yang dilaksanakan oleh Departemen Pekerjaan Umum.
Penerapan SMM
Departemen Pekerjaan Umum harus dapat menunjukkan peningkatan berkelanjutan dalam Unit
Kerja/Unit Pelaksana dilingkungan Departemen Pekerjaan Umum dengan mengaktualisasikan
8 (delapan) prinsip manajemen mutu dalam setiap proses
kegiatan, yang meliputi ;
o Fokus pelanggan.
o Kepemimpinan.
o Keterlibatan personil.
o Pendekatan proses.
o Pendekatan sistem terhadap
manajemen.
o Perbaikan berkesinambungan.
o Pendekatan faktual dalam
pengambilan keputusan.
o Hubungan pemasok yang saling
menguntungkan.
Pendekatan
kuantitatif
Pendekatan
kuantitatif adalah penggunaan sejumlah teknik kuantitatif—seperti statistik, model
optimasi, model
informasi, atau simulasi
komputer—untuk membantu manajemen dalam
mengambil keputusan. Sebagai contoh, pemrograman linear digunakan para manajer
untuk membantu mengambil kebijakan pengalokasian sumber daya; analisis jalur
kritis (Critical Path Analysis)
dapat digunakan untuk membuat penjadwalan kerja yang lebih efesien; model
kuantitas pesanan ekonomi (economic order quantity model) membantu
manajer menentukan tingkat persediaan optimum; dan lain-lain.
Pengembangan
kuantitatif muncul dari pengembangan solusi matematika dan statistik terhadap
masalah militer selama Perang Dunia II.
Setelah perang berakhir, teknik-teknik matematika dan statistika yang digunakan
untuk memecahkan persoalan-persoalan militer itu diterapkan di sektor bisnis.
Pelopornya adalah sekelompok perwira militer yang dijuluki "Whiz Kids." Para
perwira yang bergabung dengan Ford Motor Company pada
pertengahan 1940-an ini menggunakan metode statistik dan model kuantitatif
untuk memperbaiki pengambilan keputusan di Ford.
Klasifikasi
Ada 6 macam teori manajamen
diantaranya:
§ Aliran klasik: Aliran ini mendefinisikan manajemen
sesuai dengan fungsi-fungsi manajemennya. Perhatian dan kemampuan manajemen
dibutuhkan pada penerapan fungsi-fungsi tersebut.
§ Aliran perilaku: Aliran ini sering disebut juga aliran
manajemen hubungan manusia. Aliran ini memusatkan kajiannya pada aspek manusia
da perlunya manajemen memahami manusia.
§ Aliran manajemen Ilmiah: aliran ini menggunakan matematika dan
ilmu statistika untuk mengembangkan teorinya. Menurut aliran ini, pendekatan
kuantitatif merupakan sarana utama dan sangat berguna untuk menjelaskan masalah
manajemen.
§ Aliran analisis sistem: Aliran ini memfokuskan pemikiran pada
masalah yang berhubungan dengan bidang lain untuk mengembangkan teorinya.
§ Aliran manajemen berdasarkan hasil: Aliran manajemen berdasarkan hasil
diperkenalkan pertama kali oleh Peter Drucker pada awal 1950-an. Aliran ini
memfokuskan pada pemikiran hasil-hasil yang dicapai bukannya pada interaksi kegiatan
karyawan.
§ Aliran manajemen mutu: Aliran manajemen mutu memfokuskan
pemikiran pada usaha-usaha untuk mencapai kepuasan pelanggan atau konsumen.
Fungsi manajemen
Fungsi
manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam
proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan
kegiatan untuk mencapai tujuan] Fungsi manajemen pertama kali
diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal
abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu
merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat
ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi tiga], yaitu:
1.
Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan
dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan
tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan
itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil
tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat
digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses
terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi
lainnya tak dapat berjalan.
2.
Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi
suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil.
Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan
orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi
tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa
yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas
tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada
tingkatan mana keputusan harus diambil.
3.
Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk
mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai
dengan perencanaan manajerial dan usaha
]Sarana manajemen
Man dan machine, dua
sarana manajemen.
Untuk
mencapai tujuan yang telah ditentukan diperlukan alat-alat sarana (tools). Tools merupakan
syarat suatu usaha untuk mencapai hasil yang ditetapkan. Tools tersebut dikenal
dengan 6M, yaitu men, money, materials, machines, method, dan
marketsMan merujuk pada sumber daya manusia yang dimiliki oleh
organisasi. Dalam manajemen, faktor manusiaadalah yang paling menentukan. Manusia yang membuat tujuan
dan manusia pula yang melakukan proses untuk mencapai tujuan. Tanpa ada manusia
tidak ada proses kerja, sebab pada dasarnya manusia adalah makhluk kerja. Oleh
karena itu, manajemen timbul karena adanya orang-orang yang berkerja sama untuk
mencapai tujuan.
Money atau Uang merupakan salah satu
unsur yang tidak dapat diabaikan. Uang merupakan alat tukar dan alat pengukur
nilai. Besar-kecilnya hasil kegiatan dapat diukur dari jumlah uang yang beredar
dalamperusahaan. Oleh karena itu uang merupakan alat (tools) yang
penting untuk mencapai tujuan karena segala sesuatu harus diperhitungkan secara
rasional. Hal ini akan berhubungan dengan berapa uang yang harus disediakan
untuk membiayai gaji tenaga kerja, alat-alat yang dibutuhkan dan harus dibeli
serta berapa hasil yang akan dicapai dari suatu organisasi.
Material terdiri dari bahan setengah jadi
(raw material) dan bahan jadi. Dalam dunia usaha untuk mencapai hasil
yang lebih baik, selain manusia yang ahli dalam bidangnya juga harus dapat
menggunakan bahan/materi-materi sebagai salah satu sarana. Sebab materi dan
manusia tidaki dapat dipisahkan, tanpa materi tidak akan tercapai hasil yang
dikehendaki.
Machine atau Mesin digunakan untuk memberi kemudahan atau menghasilkan
keuntungan yang lebih besar serta menciptakan efesiensi kerja.
Metode adalah suatu tata cara kerja yang
memperlancar jalannya pekerjaan manajer. Sebuah metode daat dinyatakan sebagai
penetapan cara pelaksanaan kerja suatu tugas dengan memberikan berbagai
pertimbangan-pertimbangan kepada sasaran, fasilitas-fasilitas yang tersedia dan
penggunaan waktu, serta uang dan kegiatan usaha. Perlu diingat meskipun metode
baik, sedangkan orang yang melaksanakannya tidak mengerti atau tidak mempunyai
pengalaman maka hasilnya tidak akan memuaskan. Dengan demikian, peranan utama
dalam manajemen tetap manusianya sendiri.
Market atau pasar adalah tempat di mana
organisasi menyebarluaskan (memasarkan) produknya. Memasarkan produk sudah
barang tentu sangat penting sebab bila barang yang diproduksi tidak laku, maka
proses produksi barang akan berhenti. Artinya, proses kerja tidak akan
berlangsung. Oleh sebab itu, penguasaan pasar dalam arti menyebarkan hasil produksi merupakan
faktor menentukan dalam perusahaan. Agar pasar dapat dikuasai maka kualitas dan
harga barang harus sesuai dengan selera konsumen dan daya beli (kemampuan)
konsumen.
Prinsip manajemen
Artikel
utama untuk bagian ini adalah: Prinsip manajemen
Prinsip-prinsip dalam manajemen
bersifat lentur dalam arti bahwa perlu dipertimbangkan sesuai dengan
kondisi-kondisi khusus dan situasi-situasi yang berubah] Menurut Henry Fayol,
seorang pencetus teori manajemen yang berasal dari Perancis, prinsip-prinsip
umum manajemen ini terdiri dari]:
1.
Pembagian kerja (Division of work)
2.
Wewenang dan tanggung jawab (Authority and responsibility)
3.
Disiplin (Discipline)
4.
Kesatuan perintah (Unity of command)
5.
Kesatuan pengarahan (Unity of direction)
6.
Mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan sendiri
7.
Penggajian pegawai
8.
Pemusatan (Centralization)
9.
Hirarki (tingkatan)
10.
Ketertiban (Order)
11.
Keadilan dan kejujuran
12.Stabilitas kondisi karyawan
13.
Prakarsa (Inisiative)
14.
Semangat kesatuan, semangat korps
