PENULIS
“SURYONO EKOTAMA”
BAB
1. Keuntungan Menjalankan Usaha Bersistem
1.Lebih
Rapi
Usaha bersistem lebih rapih segala-galanya. Coba
lihat dan bandingkan warung kelontong dengan jaringan minimarket waralaba. Apa
yang kita lihat ?
Kita
akan melihat perbedaan yang sangat mencolok. Pada usaha konvensional
(tradisional), tidak ada unsur kerapihan. Kalau pun ada, itu adalah versi
pemiliknya yang belum tentu menarik calon konsumen. Sedangkan pada minimarket
waralaba,kita akan mendapati tempat yang bersih, rapi, dan harum. Selain itu
ada kemudahan mendapatkan barang dan kemudahan transaksi yang menjadi dambaan
semua konsumen.
Banyak
orang yang sudah terjun di dunia usaha untuk mencari nafkah, orientasinya hanya
mendapatkan keuntungan sebanyak-banyaknya. Saat kita hanya berorientasi pada
hal ini, maka pikiran kita hanya terpaku disitu. Kita melupakan pelajaran dasar
itu.jika kelalaian dimanfaatkan pesaing dengan mudah. Maka kita akan kalah
dalam hal kualitas. Padahal membentuk kualitas itu membutuhkan waktu yang
panjang. Kekalahan satu hari bisa membuat kita harus menebusnya selama
bertahun-tahun untuk mencapai kualitas yang sama. Hal ini sama seperti yang
diungkapkan Hukum Kualitas
HUKUM
KUALITAS
Barang siapa bekerja
terus-menerus untuk melahirkan sesuatu yang terbaik, ia telah memperbaiki
kualitasnya setiap saat. Barang siapa kalah dalam kualitas, ia harus
bekerja keras selama bertahun-tahun hanya untuk mencapai kualitas yang
sama.
(Ekotama,28
Desember 2009)
|
Jadi, kerapihan itu
adalah bagian dari kualitas usaha kita. Yang dimaksud rapi adalah rapi mulai
daari pruduk dan kemasan, distribusi,
display/ tempat jualan, personel dan adrimistrasi.
2.
Lebih Efisien
Usaha yang bersistem
itu pasti lebih efisien dibandingkan usaha biasa yang kita kelola apa adanya.
Efisien membantu menumbuhkan keuntungan kita secara bertahap. Bayangkan jika
kita mengelola usaha yang semrawut. Lebih mudah mengelola yang mana?
Jika dibuat dengan sungguh-sungguh,
sistem operasional yang itu bisa meningkatkan efisien usaha. Buk ini akan
menuntun kita mengenali sistem operasional usaha dan memberikan sedikit wawasan
untuk menyusun sistem operasional usaha dan memberikan sedikit wawasan untuk
menyusun sistem yang menguntungkan usaha kita.
3.
Lebih Kompetitif
Oleh karena rapi,
efisien, dan berkualitas baik, usaha bersistem selalu lebih kompetitif
dibandingkan usaha konvensional. Yang dimaksud lebih kompetitif adalah jauh
lebih mampu memenangkan persaingan dibandingkan pelaku usaha lainnya. Tertarik
? pasti.
Siapapun yang memiliki
usaha pasti ingin selalu memenangkan persaingan. Jadi, pertanyaannya: apakah
bersaing itu sulit? Lihat saja kehadiran minimarket atau supermarket yang
sekejap mata bisa menarik para konsumen untuk berbelanja dan membuat mereka
lupa terhadap toko kelontong langganannya.
HUKUM KOMPETISI YANG SEHAT
Barangsiapa
menjatuhkan pesaingannya dengan segala upaya, ia sedang berperang yang
dapat menyedot anggaran belanja. Barangsiapa berkompetisi, ia memiliki
keunggulan yang sulit ditandingi
pesaingannya dan mendatangkan lebih banyak uang bagi dirinya dan
lingkungannya.
(Ekotama,28
Desember 2009)
|
HUKUM KOMPETISI
YANG SEHAT
Barangsiapa menjatuhkan pesaingannya
dengan segala upaya, ia sedang berperang yang dapat menyedot anggaran
belanja.
Barangsiapa berkompetisi, ia
memiliki keunggulan yang sulit ditandingi
pesaingannya dan mendatangkan lebih banyak uang bagi dirinya dan
lingkungannya.(Ekotama,28 Desember 2009)
|
Jadi, hati-hati dengan
kompetisi. Banyak orang terjebak untuk mengalahkan pesaing. Tujuannya adalah
meniadakan persaingan.
Betulkah demikian? Yang
jelas, upaya seperti ini hanya akan menggerogoti anggaran. Kita hanya membuang-buang
waktu untuk mengurusi orang lain (pesaing kita).
4.
Menjadi Magnet, Potensi Untung Lebih Besar
Saya yakin kita akan menjawab lebih
suka makan ditempat yang bersih dan higienis. Kita juga lebih suka berbelanja
di tempat belanja yang memudahkan kita memperoleh barang. Jika demikian, lantas
mengapa kita masih memiliki tempat usaha yang jorok atau menyulitkan pelanggan
memperoleh barang yang diinginkan?
Coba cermati Hukum
Magnet Usaha berikut ini:
HUKUM
MAGNET USAHA
Barangsiapa mampu menyajikan
yang terbaik, maka konsumen akan mendatanginya dangan sukarela.
Barangsiapa tidak
sungguh-sungguh menyajikan yang terbaik, maka upayanya memaksa konsumen
mendatngi hanyalah mimpi belaka.
(Ekotama,28
Desember 2009)
|
Magnet konsumen adalah
membuat konsumen tergantung pada tempat usaha kita.
HUKUM DAYA TARIK
BISNIS
Iklan
bukanlah magnet yang dapat menarik konsumen untuk berbelanja sepanjang
masa. Konsumen bersedia berbelanja ditempat usaha kita karena tempat usaha
itu dan produknya.
(Ekotama,28
Desember 2009)
|
5.
Mampu Menciptakan Repeat Order Berkelanjutan
Coba cermati Hukum
Ketergantungan Konsumen berikut ini:
HUKUM
KETERGANTUNGAN KONSUMEN
Jika
seseorang jatuh hati, apapun yang tampak akan selalu indah dimatanya.
Barangsiapa
cerdas, ia akan membuat konsumen jatuh hati kepadanya hingga rela
menghamburkan harta untuknya.
(Ekotama,28
Desember 2009)
|
Inilah yang sering
tidak dipahami para pengusaha konvensional. Mereka hanya berfokus pada
pelayanan konsumen sehingga mengabaikan pengelolaan konsumen yang berpotensi
menjadi pelanggan.
HUKUM PENJUALAN BERULANG
Ketika konsumen
datang pertama kali, ia telah menaruh hati kepada anda. Ketika konsumen
datang kedua kali, ia telah jatuh cinta kepada anda.
Jika Anda tidak
bicara, maka cintany bertepuk sebelah tangan dan konsumen akan datang
kepada pesaing yang mau menerima cintanya.
Pengusaha yang
baik mengucapkan ikrar setia kepada pelanggannya sepanjang hidupnya.
(Ekotama,28
Desember 2009)
|
Oleh karna itu,
siapapun yang memiliki sistem pengelolaan pelanggan, ia akan menghadirkan repeat order sepanjang siklus bisnisnya.
Sulitkah membuat sistem ini? Kesulitan hanyalah milik orang yang malas daan
tidak memiliki masa depan.
6.
Memudahkan Pengembangan Usaha
Dari contoh ayam goreng
Indonesia versus ayam goreng Amerika dan warung kelontong versus
minimarket,kita tentu akan mudah menangkap pesan ini. Mengapa ayam goreng
Ammerika dan minimarket modern itu mudah
berkembang disegala pelosoknegeri ini, sedangkan ayam goreng Indonesia dan
warung kelontong selama bertahun-tahun hanya bisa berdiri di satu tempat ?
Ayam goreng Amerika bisa menjelajahi
dunia karena sistem bisnis, demikian pula minimarket modern yang mampu membuka
ribuan gerai di seluruh pelosok nusantara. Jadi, apakah kita masih iri hati
jika belum memiliki sistem bisnis secanggih mereka?
Bisnis yang memiliki sistem yang baik
sangat mudah dikembangkan . Mengapa demikian?Sebab sistem itu bisa menumbuhkan
bisnis dimana-mana, sedangkan bisnis konvensional tergantung dengan one man show pemiliknya.
HUKUM
KEHATI-HATIAN INVESTASI
Brang siapa percaya pada
lidah tak bertulang, investasinya tidak pernah kmbali. Barangsiapa percaya
pada sistem bisnis yang menguntungkan, nilai investasinya akan berlipat
ganda sesuai harpannya.
(Ekotama,28
Desember 2009)
|
Coba bandingkan:
Mengapa orang yang sukarela membeli waralaba KFC atau minimarket yang harganya
mencapai ratusan juta hingga milyaran rupiah? Sebegitu mudahnya mereka
mengeluarkan uang? Sebenarnya tidak, tetaoi investor percaya kepada sistem
bisnisnya. Sistem bisnis inilah yang menjamin bahwa usaha itu bisa mendatangkan
keuntungan terus-menerus sehingga biaya investasi yang sudah dikeluarkan bisa
kembali dalam waktu singkat. Masihkah kita ragu bahwa sistem bisnis bisa
memudahkan pengembangann usaha kita?
7.
Memberikan Lompatan Kejayaan bagi Pemiliknya
Para pengusaha yang sudah mengalami
lompatan kejayaan ini hidupnya jauh lebih sejahtera ketimbang rekan-rekannya
yang masih setia berbisnis kenvensional. Banyak yang menjadi sosok penting
karena pendapatannya didengarkan oleh para pengambil kebijakan publik. Para
pengusaha seperti inilah yang bisa mengubah wajah Indonesia sehingga anak cucu
kita pun akan bangga menatapnya.
Jika sistem bisnis itu mampu
memberikan lompatan kejayaan kepada kita, apakah kita hanya akan berpaku tangan
sekarang?
Membangun sistem bisnis
sama capeknya dengan membangun bisnis itu sendiri. Namun, hasil yang akan kita
peroleh jauh lebih manis. Apakah tujuan hidup kita? Apakah kita bercita-cita
untuk meninggal dunia ditempat usaha kita yang reot dan tidak memberikan
sumbangan apapun terhadap negara ini? Ataukah kita bercita-cita untuk menatap
bendera usaha berkibar-kibar sampai dinegeri tetangga? Jika kita memilih
pilihan terakhir, segera siapkan kertas untuk memulai membuat sistem bisnis.***
Pentingnya
SOP untuk Pengembangan Usaha
Apakah
yang dimaksud SOP ?
SOP (Standard Operating
Procedure) atau yang diterjemahkan menjadi PSO(Prosedur Standar Operasi) adalah
sistem yang disusun untuk memudahkan, merapihkan, dan menertibkan pekerjaan
kita. Sistem ini berisi urutan proses melakukan
pekerjaan dari awal sampai akhir. Hampir semua bisnis dijalankan secara
modern memiliki SOP. Bahkan SOP juga diberikan kepada para konsumen yang
membeli produk tertentu supaya tidak salah mengolah.
Lihatlah contoh SOP cara menyajikan mie
rebus atau mie goreng pada produk indomie yang tercetak dikemasan bagian
belakang itulah yang disebut SOP. Simple kan?
Jadi, SOP memang diibuat untuk
menyederhanakan proses kerja supaya hasilnya optimal tetapi tetap efisien.
Dalam pemerintahan juga terdapat SOP. Namun SOP ini sering dikacaukan dengan
prosedur birokrasi yang membuat urusan menjadi rumit, alurnya sangat panjang,
dan akhirnya membuka peluang korupsi.
Nah, kita pilih SOP atau prosedur
birokrasi? Keduanya seperti saudara kembar. Satu sangat efisien daan dapat
menyumbangkan keuntungan bagi perusahaan, sedangkan yang lain cenderung
inefisien dan membuka peluang ekonomi biaya tinggi.
Oleh karena itu, acuan saya untuk membuat
SOP adalah sederhana Saran Penyajian Indomie atau Super Bubur. Anda setuju?
Jika Anda setuju,
teruskan membaca bagian selannjutnya.
HUKUM MEMBUAT SOP
Barangsiapa
menyusun SOP(standard Operating Procedure), maka ia membuat bisnisnya
efisien dan berpotensi menyumbangkan keuntungan. Barangsiapa menyusun
prosedur birokrasi, maka ia melahirkan inefisiensi, alurnya rumit, dan
menyebabkan ekonomi biaya tinggi.
(Ekotama,28 Desember 2009)
|
Apakah
Tujuan Membuat SOP?
Tujuan membuat SOP adalah
menyederhanakan pekerjaan kita supaya hanya berfokus pada intinya. Tetapi cepat
dan tepat. Dengan cara ini, keuntungan mudah diraih, pemborosan diminimalisasi,
dan kebocoran keuangan bisa dicegah. Perusahaan yang ramping, tetapi semua
pekerjaan bisa di selesaikan tepat waktu adalah perusahaan yang kompetitif.
Jika kita pengusaha, ana yang kita
pilih? Bekerja sampai tua ditempat usaha kitayang reot atau berkeliling dunia,
tetapi usaha kita tetap berjalan sempurna? Saya yakin kita dengan bijak memilih
pilihan terakhir. Mari kita buat SOPnya!
Kapan
SOP Dibuat ?
Kita baru bisa membuat
SOP kalau usahanya sudah jalan atau setidaknya kita memiliki prototipe
bisnisnya (contoh usaha yang sudah berjalan). Jika usaha belum berjalan sama
sekali, bahkan tempat usahanya belum ada, SOP yang kita buat bisa jadi hanya
novel picisan. Tidak ada gunanya. Berhati-hatilah jika ditawari usaha yang
belum berjalan meskipun sudah ad SOP-nya. Maksudnya sudah jlan adalah usaha
tersebut sudah memiliki satu atau dua tempat usaha yang beroperasional mandiri
dan bisa diibuktikan secara kasat mata. Kecuali jika Anda memang berniat
membeli sebuah konsep bisnis.
Siapa
yang Membuat SOP?
SOP sifatnya
individual, sangat privat. Jika Anda meminta saya menunjukan contoh SOP yang
pernah saya buat, mungkin saya malah tidak akan pernah menunjukkannya. Dijamin
Anda justru bingung, sebab SOP-SOP itu hanya bisa dipahami dan diterapkan
perusahaan-perusahaan pemiliknya. Tentu tidak pas untuk usaha anda, bukan?
Oleh karena iitu, saya
selalu menyarankan kepada para pembaca buku saya supaya membuat SOP sendiri,
sesuai situasi dan kondisi perusahaan. Tulis saja semua proses kerja dari A-Z. Setelah itu baru dievaluasi.
Proses kerja yanng tidak perlu dihapus. Proses kerja yang terlalu panjang
dipendekkan. Proses kerja yang sangat vital, tetapi belum ada perlu
ditambahkan, dan seterusnnya.
Proses ini membutuhkan keuletan,
ketekunan, dan kesabaran. Prosesnya sama dengan membangun bisnis itu. Jika
sudah memiliki keuletan, ketekunan, dan kesabaran untuk membangun bisnis, saya yakin kita juga memiliki hal
yang sama untuk menyusun SOP usaha kita.
Berapa
Waktu yang Dibutuhkan untuk Menyusun SOP?
Untuk sebuah SOP
lengkap mulai dari produk dan distribusi, promosi – pemasaran – penjualan,
akuntansi – keuangan – pajak, SDM & pengembangannya, pengelolaan pelanggan,
operasional usaha sampai pembukaan/penutupan usaha, dibutuhkan waktu 3 bulan.
Waktu itu bisa dipersingkat menjadi 1 bulan, tergantung jenis usaha dan kompleksitas
pekerjaan pada usaha anda. Semakin komplek usaha kita, semakin sulit dan
semakin lama pembuatan SOP-nya.
Mengapa SOP Mahal Harganya?
Jika SOP mengandung proses kerja yang
sifatnya rahasia dalam bidang produksi,metode pengolahan, metode penjualan atau
informasi lain dibidang teknologi atau bisnis yang memiliki nilai ekonomi dan
tidak diketahui oleh masyarakat umum, maka itu bisa didaftarkan di Ditjen HAKI
Depkumham untuk mendappatkan hak rahsia dagang.
Catatan:
1.
Seyogianya kita membuat dua jenis SOP
sekaligus. Satu SOP yang bersifat umun, dapat dibaca semua orang dan satu lagi
bersifat rahasia yang hanya dapat dibaca oleh orang-orang tertentu di
perusahaan. Ingat, hak atas Rahasia Dagang tetap berlaku sepanjang informasi rahasia tersebut tetap kita jaga.
2.
Jika kita ingin menghemat anggaran,
susunlah SOP sendiri. Ikuti panduannya dlam buku ini. Rasakan nikmatnya
memiliki hak cipta atau rahasia dagang yang akan mengalirkan rezeki.
Usaha apa saja yang Memerlukan SOP
?
Semua
jenis usaha sebenarnya memerlukan SOP, Indomie dan Super Bubur saja bikin SOP
untuk para pelanggannya, mengapa usaha kita tidak punya SOP sama sekali?
Jika kita memiliki bisnis konvensional dan
hanya akan dikelola sebagai bisnis konvensional, seyogianya kita tetap membuuat
SOP, agar ketika kita sakit ataupun berhalangan, usaha tetap berjalan.
Jika kita memiliki usaha yang akan
dikembangkan dengan sistem kemitraan dengan investor atau dengan sistem franchise diwajibkan oleh undang-undang
sehingga tidak bisa ditawar lagi. Sebelumnya juga sudah dijelaskan pentingnya
sistem bisnis bagi kepercayaan investor.
Bagaimana
Memanfaatkan SOP?
SOP
digunakan untuk
mengelola usaha yang akan kita kembangkan dengan menggandeng investor atau
bekerjasama dengan orang lain. Usaha seperti ini bisa dikategorikan dalam 3
jenis, yakni:
1. Bisnis Konvensional
2. Business
Opportunity(Peluang Bisnis)
3.Bisnis Franchise
*SOP untuk bisnis konvensional
Yang dimaksud bisnis
konvensional adalah bisnis biasa yang kita jalankan.
Oleh karena itu, kita
buat SOP-nya agar usaha itu bisa berjalan tanpa kehadiran kita dan tetap
menghasilkan. Jadi, jika Anda memiliki usaha sekecil apapun, buatlah SOPnya.
Jangan sampai membuat kita terjebak dalam usaha kita. Biarkan SOPnya yang
mengoperasikan usaha kita. Jika suatu saat kita ingin menjual usaha ini kepada
orang lain dengan berbagai alasan, harganya tentu jauh lebih mahal daripada
harga usaha biasa yang masih bergantung kepada kita.
·
SOP untuk Business Opportunity(Peluang
Bisnis)
Kita
pasti perlu pengembangan usaha. Jika kita membuat cabang diluar kota, biayanya
tentu sangat mahal. Supaya murah kita perlu uang dari investor. Untuk
mendapatkannya, kita harus membuat bisnis kita menarik dimata investor. Salah
satunya adalah membuat bisnis kita bisa beroperasi tanpa kehadiran kita. Ini
berarti kita harus menyusun SOP yang menjadi tulang punggung biisnis kita.
·
SOP untuk Bisnis Franchise
Jika
dalam Business Opportunity tidak ada kewajiban membuat SOP(SOP sifatnya
dianjurkan, tidakk diwajibkan), maka dalam Bisnis Franchise kita wajib membuat
SOP. Kewajiban ini tidak dapat ditawar-tawar lagi karena sudah diatur dalam
perundang-undangan sehingga siapapun yang ingin mengembangkan bisnis dengan
menjual sistem Franchise-nya, ia harus menyusun SOP sejak awal. Saat ditawarkan
kepada investor, SOP yang kita terapkan sudah terbukti menguntungkan, bukan SOP
uji coba.
Sampai disini kita sepakat bahwa SOP
sangat penting bagi kelangsungan usaha kita dikemudian hari. Khususnya untuk
mengantisipasi rapuhnya fisik kita dalam mengelola usaha dan mengantisipasi
kehhadiran investor yang setiap saat bisa membantu mengembangkan usaha. Mari
kita siapkan pembuatan SOP-nya.***
Dasar
- Dasar Membuat SOP
Supaya memudahkan saat menyusun SOP, ada syarat yang
harus terpenuhi terlebih dahulu. Keempat syarat itu meliputi:
a. Adanya Visi & Misi Usaha
b. Adanya Corporate
Value
c. Adanya Penataan & Pemahaman Alur
Kerja
(Struktur
Organisasi &Deskripsi Pekerjaan Karyawan)
d. Penyederhanaan Usaha Anda
Adanya
Visi & Misi Usaha
Adalah cita-cita sekaligus sasaran (goal) perusahaan kita. Cita-cita itulah
yang akan kita komunikasikan kepada karyawan dan masyarakat agar mereka
mendukung usaha kita.
Adanya
Corporate Value
Setiap perusahaan memiliki nilai-nilai tersendiri.
Ada perusahaan yang hanya memiliki nilai mengejar profit melulu. Ada pula
perusahaan yang menganut nilai-nilai bisnis dan sosial. Ada pula perusahaan
yang senantiasa menyumbangkan sebagian keuntungannya untuk memberi beasiswa
kepada anak didik kurang mampu. Ada perusahaan yang ingin menyejahterakan para
karyawannya.
Itulah
yang disebut corporate value. Nilai-nilai
yang dianut perusahaan ditanamkan oleh para pemilik atau pendiri perusahaan dan
diaktualisasikan dalam setiap tindakan karyawan dalam mengelola perusahaan.
Adanya
Penataan & Pemahaman Alur Kerja (Stuktur Organisasi & deskripsi
Pekerjaan )
Fungsi stuktur organisasi adalah menata posisi
karyawan anda sesuai bidang kompetensinya. Sedangkan fungsi deskripsipekerjaan
adalah memberikan pemahaman jenis pekerjaan yang harus dilakukan si karyawan
selama bekerja di perusahaan Anda. Maka jika diantara 2 fungsi itu tidak ada
pasti tidak tertata dan alur kerjanya ambruadul.
Banyak pengusaha
konvensional yang tidak memiliki struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan,
entah karena tidak sempat atau karena malas membuatnya.
Padahal
stuktur organisasi dan deskripsi pekerjaan itulah yang menentukan apakah
karyawan kita bekerja secara optimal atau tidak. Jika kita hanya mengandalkan
perintah untuk membuat karyawan bekerja, maka saat kita sakit keras selama
beberapa waktu, bisa dipastikan usaha kita bisa turun produktivitasnya.
Penyederhanaan Usaha Anda
Pembuatan SOP jika pemiliknya mau memenuhi syarat,
yakni memisah-misahkan usahanya berdasarkan bidang usaha. Jika dicampur aduk,
percayalah itu ibarat nasi yang di campur gamplek dan sagu. Bagaimana rasanya?
Yang jelas, rasanya tidak selezat jika dimasak sendiri(bukandicampuraduk) kan?.
Cara paling mudah adalah memilah-milah usaha berdasarkan
jenis dan karakteristik bisnisnya. Contohnya usaha rental mobil tidak bisa
dijadikan satu dengan properti karena jenisnya berbeda, cara pengelolaannya juga
beda.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar