Ringkasan Materi Sistem Informasi Manajemn bab 3 Mac Leod

Penggunaan Komputer di Pasar Internasional

Selama 1980-an dan awal 1990-an ,perusahaan-perusahaan multinasional raksasa telah berhasil membangun sistem informasi global (global information systems - GIS) mereka, tetapi masih banyak lagi yag harus dicapai. Diperkirakan menjelang tahun 2000, perusahaan multinasional harus membuat peningkatan besar-besaran arsitektur dan aplikasi  sistem informasi mereka.

Perusahaan Multinasional (multinasional corporation) ,atau MNC ,adalah perusahaan yang beroperasi melintasi berbagai produk ,pasar dan budaya. MNC terdiri dari perusahaan induk dan sekelompok anak perusahaan. Anak-anak perusahaan tersebar secara geografis dan masing-masing mungkin memiliki tujuan kebijakan dan prosedur tersendiri.

Aktivitas setiap perusahaan dipengaruhi oleh kondisi internal dan eksternal. Istilah warisan administrative (administrative heritage) digunakan untuk menggambarkan kondisi internal yang mencakup hala-hal seperti asset perusahaan ,distribusi kekuasaan dalam stuktur organisasi ,budaya perusahaan dan gaya manajemen. Kondisi eksternal adalah hal-hal yang berada di lingkungan perusahaan. Bagi MNC ,lingkungan tersebut bersifat global.

Banyak usaha telah dilakukan ahli-ahli teori manajemen untuk mengklasifikasikan dan menamakan berbagai stuktur yang disukai MNC. Suatu pengklasifikasian ,yang dibuat oleh William Egelhoff dari Fordham University ,mengidentifikasi empat jenis yang berbeda. Menurut Egelhoff ,MNC dapat mengorganisasikan menurut devisi funsional sedunia (worldwide functional divisions) ,divisi internasional (international divions) ,wilayah geografi (geographic regions) ,atau divisi produk sedunia (worldwide product divisions).

Divisi Fungsional Sedunia Dalam stuktur ini ,anak-anak perusahaan diorganisasikan menurut jalur fungsional – manufaktur ,pemasaran dan keuangan. Area-area fungsional di anak perusahaan ini melapor langsung pada pasangan fungsional mereka diperusahaan induk. Misalnya ,divisi pemasaran dari anak perusahaan di Costa Rica melapor pada divisi pemasaran di kantor pusat Atalanta. Dengan pengaturan ini ,semua perencanaan induk ,karena data yang mengintegrasikan seluruh operasi tidak terdapat pada tingkat yang lebih rendah.

Divisi Internasional Dalam stuktur ini, semua anak perusahaan dilua negeri melapor pada suatu divisi internasial MNC yang terpisah dari divisi domestik. Untuk semua keperluan praktis ,MNC ini sebenarnya dua organisasi terpisa – satu yang mendukung operasi domestik dan satu yang mendukung anak-anak perusahaan. Kedua organisasi memiliki infrastuktur mereka sendiri ,mengakibatkan duplikasi usaha. Strategi inilah yang diikuti IBM dengan World Trade Corporation-nya dalam merintis operasi sedunia pada era prakomputer.

Wilayah Geografis Dalam stuktur ini ,MNC membagi operasinya menjadi wilayah-wilayah dan tiap wilayah bertanggung jawab atas anak-anak perusahaan yang berlokasi dalam batasnya. Stuktur organisasi ini memudahkan arus informasi antara manajemen anak perusahaan dan manajemen kantor pusat regional. Staf kantor pusat pada perusahaan induk biasanya sedikit ,dan mengkordinasikan arus informasi antara perusahaan induk dan anak perusahaan. Kekurangan stuktur ini adalah tidak adanya komunikasi antar wilayah.

Divisi Produk Sedunia Dalam stuktur ini ,perusahaan diorganisasikan menurut jalur divisi produk ,dan tiap divisi bertanggung jawab atas operasi mereka sendiri diseluruh dunia. Tiap produk divisi beroperasi sebagai suatu perusahaan terpisah ,dan cenderung terjadi banyak duplikasi usaha. Keunggulannya ,stuktur ini memungkinkan MNC mengenali degan mudah beragam kebutuhan produk dari berbagai anak perusahaan dan menyesuaikan lini produk menurut kebutuhan tersebut.

Dimensi-dimensi Struktual Pengelolahan Informasi

Pengelolahan informasi suau MNC dapat dipandang sebagai berada pada dua poros. Pada suatu poros ,pengelolahan informasi cenderung mendukung aktivitas taktis atau startegis. Di poros yang lain ,pemprosesan informasi cenderung menghubungkan masalah perusahaan atau Negara dengan masalah produk.

Pemprosesan Informasi Taktis versus Strategis

Pemprosesan informasi yang menangani transaksi harian dalam volume besar disebut pemprosesan informasi taktis (tactical information processing). Pemprosesan ini biasanya dilalukan oleh sistem informasi akuntansi. Pemprosesan informasi startegis (strategic information processing) melibatkan penyaring dan pengikhtisiran data akuntansi untuk menonjolkan masalah-masalah tingkat tertinggi.

Informasi Perusahaan dan Negara versus Informasi Produk

Informasi yang dihasilkan MNC dapat dipisahkan dalam dua golongan besar – yang satu menggambarkan produk-produk perusahaan ,dan yang lain menggambarkan perusahaan dan negara tempat beroperasinya perusahaan. Informasi produk dapat dihasilkan oleh sistem informasi manufaktur dan pemasaran. Informasi perusahaan dan negara dapat dihasilkan oleh sistem informasi akuntansi maupun oleh subsistem intelejen yang mengumpulkan data dari lingkungan perusahaan.

Kabar buruk bagi para esekutif MNC adalah kenyataan bahwa tantangan koordinasi lebih besar bagi MNC dari pada perusahaan yang membatasi aktivitasnya didalam negeri. Kesulitan timbul karena sumber daya yang digunakan MNC tersebar luas. Kabar baiknya adalah kemajuan teknologi informasi dan metodologi pada dekade terakhir ini telah membuat koordinasi global menjadi lebih mudah. Tetapi bahkan dengan kemajuan-kemajuan ini ,koordinasi tetap merupakan tantangan besar.

Keuntungan yang dapat diperoleh MNC dengan memliki kemampuan pengelolahan informasi yang baik didasarkan pada kemampuan koordinasi. Keuntungan ini mencakup:

·         Fleksibilitas dalam member respon terhadap pesaing di berbagai negara dan pasar.

·         Kemampuan memberikan respon di suatu negara ,atau wilayah dari suatu negara ,terhadap perubahan di negara atau wilayah lain.

·         Kemempuan mengikuti kebutuhan pasar diseluruh dunia.

·         Kemampuan mentransfer pengetahuan antar unit-unit di berbagai dunia.

·         Pengurangan keseluruhan biaya operasi.

·         Peningkatan efisiensi dan efektivitas dalam memenuhi kebutuhan pelanggan.

·         Kemampuan mencapai dan mempertahankan keragaman produk perusahaan serta cara produksi dan distribusinya.

Menggunakan Teknologi Informasi dalam Menjalankan Perdagangan Elektronik (E-Commerce)

Perdagangan Elektronik adalh penggunaan jaringan komunikasi dan computer untuk melaksanakan proses bisnis. Pandangan popular sari E-Commerce adalh penggunaan internet dankomputer dengan browser web untuk membeli dan menjual produk. Meskipun padangan ini tidak salah, ini hanyalah merupakan bagian kecil dari E-Commerce . Sebagian besar terjadi antarbisnis dan bukan antara bisnis dengan konsumen.
            E-Commerce bisnis ke konsumen adalah perkembangan yang terakhir dan tampak nya semua orang kini kini berselancar di internet untuk memebeli buku buku dan musik. Penjualan Bisnis ke konsumen sangat sedikit di bandingkan dengan penjualan bisnis ke bisnis, namun ini masih mencerminkan satu peluang bagi pertumbuhan dan laba yang besar.

PERDAGANGAN ELEKTRONIK

Beberapa orang medefinisikan perdagangan elektronik dengan sangat sempit. Definisi sempit yang mereka berikan hanya meliputi transaksi transaksi bisnis yang berhubungan dengan pelanggan dengan pemasok, yang menghubungkan computer mereka masing masing melalui internet. Definisi yang sempit seperti ini mengartikan bahwa hanya transaksi trasaksi yang melintasi batas perusahaan saja yang dapat di klasifikasikan sebagai E-Commerce.
            Kita akan melihat pedagang luas E-commerce, yaitu bahwa e-commerce dapat memfasilitasi operasi internal perusahaan. Dengan pandangan ini, istilah bisnis elektronik dan perdagangan elektronik akan sama. Banyak operasi perusahaan adalah internaldilaksanakan di dalam batas perusahaan oleh bidang bisnis keuangan, SDM, layanan informasi, produksi, pemasaran dan lain lain.

E-Commerce di Luar Batas Perusahaan

            Akan bermanfaat jika kita membedakan dua jenis e-commerce yang terjadi dengan entitas di luar batas perusahaan. E-Commerce bisnis ke konsumen mengacu pada transaksi yang terjadi antara sebuah bisnis dan konsumen akhir produk. E-Commerce bisnis ke bisnis mengacu pada transaksi antarbisnis dimana tidak ada pihak yang menjadi konsumen akhir
            Transaksi B2B melibatkan jumlah orang yang relative sedikit, biasanya mereka yang berada di dalam kelompok layanan informasi perusahaan yang terpengaruh.orang orang yang terlibat dengan transaksi B2B biasanya sangat terlatih daam penggunaan system informasi dan pengenal proses bisnis yang terpengaruh oleh transaksi tersebut.
            Transaksi B2C memebutuhkan perbedaan desain yang mendasar. Konsumen mungkin tidak memiliki keahlian dalam bidang teknologi informasi, sehingga situs web harus memberikan instrusi da bantuan. Jika konsumen berkomunikasi dengan bisnis melalui koneksi telepon yang lambat, jumlah gambar yang ditampilkan mungkin perlu dikurangi.

Manfaat manfaat yang Diharapkan dari E-Commerce

• Berbaikan layanan pelanggan sebelum, selama, dan setelah penjualan
• Perbaikan hubungan dengan pemasok dan komunikasi keuangan
• Peningkatan imbal balik ekonomis atas pemegang saham dan investasi pemilik

Manfaat diatas akan memberikan konstribusi pada stabilitas keungan perusahaan dan mungkinkannya bersaing dengan lebih baik di dalam dunia bisnis yang semakin luas menerapkan teknlogi computer.

Kendala kendala E-Commerce

Pada survei tahun 1996, 60 %perusahaan yang meberikan respons menunjukan bahwa mereka belum mengimplementasikan e-commerce dan tidak memiliki rencana untuk melakukan dalam waktu tiga tahun kedepan. Bahwa pada tahun 2004, Departemen perdagangan AS melaporkan bahwa hanya 2,3 persen dari seluruh penjualan ritel kuartal keempat dilakuka dalam bentuk e-commerce.
            Ketika ditanyakan mengenai alas an dari kehari hari perusahaan menyebutkan tiga Kendal dengan urutan sebagai berikut:

• Biaya yang tinggi
• Kekwatiran akan mesalah keamanan
• Peranti lunak yang belum mpan atau belum tersedia

Masing masing kendala di atas semakin tertantang seiring dengan semakin populernya teknologi dan system informasi. Biaya sumber daya komputasi pada akhirnya akan menurun. Seperti yang telah diuraikan di Bab1, Hukummoore meramalkan penggandaan kekuatan computer setiap 18 bulan . Dengan berlipatnya kekuatan setiap 18 bulan, biaya e-commerce juga akan turun.

Ruang Lingkup E-Commerce

Ketika anda membaca bagian ini , pahami bahwa e-commerce bersifat dinamis dan ruang lingkup pengaruh dapat beruah dalam waktu hanya beberapa bulan. Anda hendaknya mengunjungi WWW.CENSUS.COM dan hubungankan ke halaman web E-stats untuk mengetahui angka angka e-commerce yang terakhir
            E-commerce menyumbang hampie $1,7 triliun untuk aktivitas perekonomian di amerika serikat selama tahun 2003. E-commerce telah mencapai tingkat pertumbuhan tahunan lebih dari 15 persen setiap tahun nya selama lima tahun terakhir.
            E-commerce memiliki memiliki arti pentign khusus bagi beberapa segmen tertentu perekonomian AS karena memang menyumbangkan persentase dolar penjualan dalam jumlah besar dalam segmen segmen tersebut.

Jalan Menuju E-Commerce

Ketika sebuah perusahaan merasa bahwa manfaat yang diharapkan lebih besar daripada biaya dan memutuskan untuk mengimplementasikan e-commerce, perusahaan tersebut menyadari bahwa implementasi yang akan dilakukan komitmen untuk menggunakan e-commerce guna meraih keunggulan kompetitif.

INTELIGENSI BISNIS (BUSINESS INTELLIGENCE)

Melaksanakan E-commerce bukanlah sebuah keputusan yang diambil tanpa pertama tama meraih pengetahuan terlebih dahulu tentang perusahaan dan hubungan degan para pelanggan , pesaing, pemasok, dan pihak pihak eksternal lain nya. Inteligensi bisnis adalah aktivitas pengumpulan informasimengenai unsur unsur di dalam lingkungan yang berinteraksi dengan perusahaan.

Basis Data Eksternal

Perusahaan tidak harus mencari informasi lingkungan sendiri . Tersedia sejumlah bisnis dan data komersial penting yang memberikan informasi mengenai semua subjek. Lexis Nexis (WWW.LEXISNEXIS.COM) memberikan informasi hokum, keungan, dan pemerintah dari berbagai macam sumber. Untuk sejumlah biaya, perusahaan tersebut akan memenerikan analisis atas informasi ang diminta. DIALOG (WWW.DIALOG.COM) meliputi berita, bisnis, pemerintah dan sumber sumber lain nya. Dowjones.com (WWW.DOWJONES.COM) Menawarkan beragam jenis informasi mengenai masala masalah keuangan. Global eXchange Services (WWW.GXS.COM) menjual jasa yang ditunjukan pada pengintegrassian transaksi transaksi elektronik untuk rantai pasokan global.

Ringkasan Bab 2 Sistem Informasi Manajemen

Menggunakan Teknologi Informasi untuk Keunggulan Kompetitif.

Kita telah melihat bahwa sebuah perusahaan adalah sesuatu sistem fisik, yang dikelola dengan menggunakan suatu sistem konseptual. Sistem fisik perusahaan adalah sistem lingkaran tertutup, dalam arti dikendalikan oleh manajemen, menggunakan informasi umpan balik untuk menyakinkan bahwa tujuan-tujuan tercapai. Perusahaan juga merupakan suatu sistem terbuka, dalam arti berhubungan dengan lingkungannya. Sebuah perusahaan mengambil sumber daya dari lingkungannya, mengubah sumber daya tersebut menjadi barang dan jasa, dan mengembalikan sumber daya yang telah diubah itu kepada lingkungnnya.

Lingkungan sangat berarti bagi perusahaan. Lingkungan adalah alasan utama keberadaan perusahaan. Pemilik perusahaan melihat perlunya penyediaan barang dan jasa untuk memenuhi kebutuhan lingkungan, dan menanamkan modalnya sehingga perusahaan dapat melaksanakan aktivitas ini. Lingkungan kemudian menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk memproduksi barang dan jasa.

Namun, kita dapat melihat sejumlah kesamaan dari keragaman ini dengan mengidentifikasi delapan jenis elemen utama yang ada dalam lingkungan semua perusahaan. Elemen-elemen lingkungan ini adalah organisasi atau individu yang berada di luar perusahaan dan memiliki pengaruh langsung atau tidak langsung pada perusahaan. Delapan elemen ini berada dalam sistem yang lebih luas, yang disebut masyarakat.

Pemasok menyediakan material, mesin, jasa dan informasi yang digunakan oleh perusahaan untuk memproduksi barang dan jasanya. Barang dan jasa ini dipasarkan kepada para pelanggan perusahaan, yang mencakup pemakai saat ini dan calon pemakai. Serikat buruh adalah organisasi bagi tenaga kerja terampil maupun tenaga kerja tidak terampil. Masyarakat keuangan terdiri dari lembaga-lembaga yang mempengaruhi sumber daya uang yang tersedia bagi perusahaan.

Pemegang saham atau pemilik adalah orang-orang yang menanamkan modal di perusahaan dan mewakili tingkat manajemen tertinggi. Pesaing mencakup semua organisasi yang bersaing dengan perusahaan di pasaran. Pemerintah pada tingkat pusat, dareah dan lokal, memberikan kendala-kendala dalam bentuk pembelian, informasi dan dana.

Masyarakat global adalah wilayah geografis tempat perusahaan melaksanakan operasinya. Perusahaan menunjukan tanggung jawabnya pada masyarakat global dengan memperhatikan lingkungan alam, menyediakan produk dan jasa yang meningkat kualitas hidup dan beroperasi secara etis.

Tidak semua sumber daya mengalir antara perusahaan dengan semua elemen lingkungan. Contohnya, mesin biasanya tidak mengalir dari perusahaan kepada pemegang saham, uang tidak boleh mengalir kepada pesaing, dan material tidak boleh mengalir kepada serikat buruh. Satu-satunya sumber daya yang menghubungkan perusahaan dengan semua elemen tersebut adalah informasi.

Keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui banyak cara, seperti menyediakan barang dan jasa dengan harga yang murah, menyediakan barang dan jasa yang lebih dari para pesaing dan memenuhi kebutuhan khusus suatu segmen pasar tertentu. Pada bidang komputer, keunggulan kompetitif mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan leverage di pasaran.

Sejumlah perusahaan telah mendapatkan publikasi yang luas karena menggunakan informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif. Beberapa diantaranya adalah American Airlines, dengan sistem pemesanan penerbangan yang disebut Sabre, American Hospital Supply dengan jaringan EDI (electronic data inter change), dan McKesson Drug dengan sistem distribusinya yang disebut Economost.

American Airlines adalah perusahaan  pertama yang memasang sistem pemesanan berbasis komputer. Sistem Sabre, yang telah digunakan lebih dari tiga puluh tahun, mampu memberikan gambaran konsep tual terbaru (hingga menit terakhir) mengenai status sejumlah penerbangan.

American Hospital Supply menjual beragam produk bagi rumah sakit. Secara tradisional, rumah sakit memesan melalui surat, telepon atau kontak langsung dengan wiraniaga perusahaan. Manajemen memutuskan bahwa kemungkinan pemesanan yang dilakukan rumah sakit akan meningkat jika proses pemesanan dibuat lebih mudah.

McKesson Drud adalah pemasok obat-obatan yang dijual di apotik. McKesson telah mencapai IOS yang sangat mirip dengan American Hospital Supply. Sistem McKesson, yang dinamakan Econo most, memungkinkan apotik-apotik memasukan data pesanan ke komputer McKesson. Pengaturan ini menguntungkan McKesson mau pun para pelanggan nya.

Pengiriman data komputer secara elektronik dari satu perusahaan ke perusahaan lain disebut electronic data interchange (EDI). EDI menghilangkan banyak formulir kertas dan mencapai tingkat kecepatan dan ketelitian yang jauh melebihi media tertulis atau lisan. Sistem informasi antar-organisasi (interorganizational information system) ,atau IOS, adalah suatu kombinasi sejumlah perusahaan yang terintegrasi melalui arus informasi.

Ada tiga pokok penting mengenai tiga contoh keunggulan kompetitif diatas:

1.      Tidak satu pun perusahaan diatas yang puas hanya mengandalkan sumber daya fisik mereka untuk menjadi pesaing yang tangguh.

2.      Tidak ada aplikasi komputer inovatif yang memberikan keunggulan kompetitif yang terus menerus bagi perusahaan pemakainnya.

3.      Perusahaan tersebut memusatkan sumber daya informasi mereka pada pelanggan mereka, ini medorong awal dari strategi keunggulan kompetitif.

Dari pada berkonsentrasi pada input (data) dan output (informasi), perhatian seharusnya juga diberikan pada pengelolah informasi (information processor) yang mengubah input menjadi output. Pengelola ini meliputi perangkat keras dan perangkat lunak, serta orang-orang yang mengembangkan ,mengoperasikan ,dan menggunakan sistem. Juga termasuk fasilitas yang menyimpan sumber daya.

Jenis-jenis Sumber Daya Informasi : Perangkat keras komputer, perangkat lunak komputer, para spesialis informasi, pemakai, fasilitas, database, informasi.

Pengelola informasi di tangan suatu unit khusus yang terdiri dari para spesialis informasi. Unit ini, yang kita sebut jasa informasi, dikelola oleh seorang manajer yang berstatus wakil direktur. Praktek yang umum sekarang adalah membentuk jasa informasi sebagai suatu area fungsional utama dan menyertakan manajer puncaknya dalam kelompok eksekutif, seperti komite eksekutif.

Istilah CEO (chief executive officer) telah lama dikenal dalam kosa kata bisnis; setiap orang tahu bahwa CEO adalah orang yang memiliki pengaruh paling kuat dalam operasi perusahaan, dan umumnya memiliki jabatan direktur utama atau ketua dewan direksi. Istilah seperti CFO, yaitu chief financial officer, dan COO ,yaitu chief operating officer , juga telah dikenal. Pada tahun 1980-an diciptakan istlah yang serupa untuk manajer jasa informasi. Istilahnya adalah CIO ,yaitu chief information officer.

Seperti dimaksudkan oleh konsep tersebut, chief information officer (CIO), adalah manajer jasa informasi yang menyumbangkan keahlian manajerialnya tidak hanya untuk memecahkan masalah yang berkaitan dengan sumber daya informasi tetapi juga area operasi perusahaan lainnya. Seorang manajer jasa informasi dapat berperan sebagai chief information officer dengan mengikuti saran-saran berikut:

1.      Sediakan waktu untuk pelatihan bisnis. Pelajari bisnisnya, bukan hanya teknologinya.

2.      Buat kemitraan dengan unit-unit bisnis dan line management ; jangan menunggu hingga diundang.

3.      Fokuskan pada kebaikan proses dasar bisnis.

4.      Jelaskan biaya-biaya IS dalam istilah-istilah bisnis.

5.      Bangun kepercayaan dengan memberikan jasa IS yang dapat diandalkan.

6.      Jangan bersifat defesif.

Istlah untuk menggambarkan aktivitas ini awalnya adalah transformasi kumpulan strategi (strategy set transformation). Istilah yang baru, yaitu perencanaan strategis sumber daya informasi (strategic planning for information reseourcs) telah menjadi popular.

Saat jasa informasi dimulai mengembangkan rencana-rencana strategis, pendekatan yang di anjurkan adalah mendasarkan rencana tersebut sepenuhnya pada tujuan atrategis perusahaan, yang diberi istilah kumpulan strategis organisasi (organizational strategy set). Langkah kedua yang tersendiri, suatu rencana jasa informasi dibuat untuk medukung tujuan perusahaan. Rencana jasa informasi itu disebut kumpulan strategis SIM (MIS strategy set), dan terdiri dari sejumlah tujuan, kendala, dan strategi. Pendekatan ini, yang dinamakan transformasi kumpulan strategi (strategy set trasformation).

Pemakai Akhir Tingkat Menu.  Sebagian pemakai akhir tidak mampu menciptakan perangkat lunak mereka sendiri, tetapi dapat berkomunikasi dengan perangkat lunak jadi (prewritten software) dengan menggunakan menu-menu seperti yang ditampilkan oleh Lotus ,dBASE ,dan WordPerfect.

Pemakai Akhir Tingkat Perintah.  Sebagian pemakai akhir memiliki kemampuan menggunakan perangkat lunak jadi yang lebih dari sekedar memilih menu. Para pemakai akhir ini dapat menggunakan bahasa perintah dari perangkat lunak untuk melaksanakan operasi aritmatika dan logika pada data.

Pemakai Akhir Tingkat Programer.  Sebagian pemakai akhir menggunakan bahasa-bahasa pemrograman seperti BASIC atau bahasa pemrograman dBASE yang terdapat didalam DBMS tersebut, serta menggembangkan program-program yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka sendiri.

Personil Pendukung Fungsional.  Di sejumlah perusahaan ,para spesialis informasi adalah anggota dari unit-unit fungsional dan bukannya unit jasa informasi. Personil pendukung fungsional dan bukannya unit jasa informasi. Personil pendukung fungsional ini adalah spesialis informasi dalam arti sesungguhnya, tetapi mereka berdedikasi pada area pemakai tertentu dan melapor pada manajer fungsional mereka.

Jenis-jenis Aplikasi Pemakai Akhir

EUC telah memberiksan dampak pada berbagai subsistem utama CBIS dalam tingkat yang beragam. Sebagian besar aplikasi end-user computing telah dibatasi pada:

-          Sistem pendukung keputusan (DSS) yang relatif mudah.

-          Aplikasi otomatisasi kantor yang memenuhi kebutuhan perseorangan.

Selebihnya adalah tanguung jawab spesialis informasi untuk bekerja sama dengan pemakai dalam mengembangkan:

-          Aplikasi SIM dan SIA

-          DSS yang kompleks

-          Aplikasi otomatisasi kantor yang memenuhi kebutuhan organisasional

-          Sistem pakar

Risiko End-user Computing

1.       Sistem yang buruk sarananya

2.       Sistem yang buruk rancangan dan dokumentasinya

3.       Penggunaan sumber daya informasi yang tidak efisien

4.       Hilangnya integritas data

5.       Hilangnya keamanan

Elemen-elemen IRM yang diperlukan

Agar suatu perusahaan dapat mencapai IRM secara penuh, perlu ada satu set kondisi tertentu. Kondisi-kondisi tersebut mliputi:

1.       Kesadarn bahwa keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui sumber daya informasi yang unggul

2.       Kesadaran bahwa jasa informasi  adalah suatu area fungsional utama

3.       Kesadaran bahwa CIO adalah eksekutif puncak

4.       Perhatian pada sumber daya informasi perusahaan saat membuat perencanaan strategis

5.       Rencana strategis formal untuk sumber daya informasi

6.       Strategi untuk mendorong dan mengelola end-user computing

Ringkasan Bab 1 Sistem Informasi manajemen

Pengantar Sistem Informasi Berbasis Komputer

                Awalnya, aplikasi computer utama adalah pengolahan data akuntansi. Aplikasi tersebut lalu diikuti oleh empat aplikasi lain: sistem informasi manajemen (management information systems), sistem pendukung keputusan (decision support systems), otomatisasi kantor (office automation), dan sistem pakar (expert systems). Keempat aplikasi ini membentuk sistem informasi berbasis komputer (computer-based information systems) ,atau CBIS.

Informasi adalah salah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manajer. Informasi dapat dikelola sepertinya halnya sumber daya yang lain, dan perhatian pada topik ini bersumber dari dua pengaruh. Pertama, bisnis telah menjadi semakin kompleks, dan kedua , komputer telah mencapai kemampuan yang semakin membaik.

Tingkat-tingkatan Manajemen, manajer pada tingkat tertinggi hirarki organisasi, seperti direktur dan para wakil direktur, sering disebut berada pada tingkat perencanaan strategis (strategic planning level). Manajer tingkat menengah mencakup menejer wilayah, direktur produk dan kepala divisi. Tingkat mereka dinamakan tingkat pengendalian manajemen (management control level), yang bermakna tanggug jawab untuk melaksanakan rencana dan memastikan tercapainya tujuan. Manajer tingkat bawah mencakup kepala departemen, penyedia (supervisor), dan pemimpin proyek, yang bertanggung jawab menyelesaikan rencana-rencana yang telah ditetapkan oleh para menejer ditingkat yang lebih tinggi. Tinkatan terendah ini disebut tingkat pengendalian operasional (operational control level), yaitu tempat berlangsungnya operasi perusahaan.

Ada lima fungsi-fungsi manajemen yang utama. Pertama, manajer melaksanakan (plan) apa yang akan mereka lakukan. Kemudian, mereka mengorganisasikan (organize) untuk mencapai rencana tersebut. Selanjutnya, mereka menyusun staf (staff) organisasi mereka dengan sumber daya yang diperlukan. Dengan sumber daya yang ada, mereka mengarahkan (direct) untuk melaksanakan rencana. Akhirnya mereka mengendalikan (control) sumber daya, menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.

Pengetahuan Manajemen istilah “mengerti” (literancy) digunakan untuk menggambarkan dua jenis pengetahuan yang merupakan kunci untuk menggunakan computer. Pengetahuan mengenai komputer  yang diperlukan untuk berfungsi dimasa kini disebut mengerti komputer (computer literancy). Pengetahuan ini mencakup pengertian mengenai istilah-istilah komputer, pemaham mengenai keunggulan dan kelemahan komputer, kemampuan menggunakan komputer (walau tidak perlu menjadi seorang programer ). Selain mengerti komputer, manejer modern perlu mengerti informasi, mengerti informasi (information literancy) meliputi pengertian bagaimana menggunakan informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, dimana informasi dapat diperoleh, dan bagaimana membagikan informasi dengan orang lain.

Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Suatu organisasi seperti perusahaan atau suatu area fungsional cocok dengan definisi ini. Organisasi terdiri dari sejumlah sumber daya seperti telah kita bahas sebelumnya, dan sumber daya tersebut bekerja menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang ditentukan oleh pemilik atau menajemen.

Elemen-elemen system, sumber daya input diubah menjadi sumber daya output. Sumber daya mengalir dari elemen input, melalui elemen transformasi, kepada elemen output. Suatu mekanisme kontrol  memantau proses transformasi untuk menyakinkan bahwa sistem tersebut memenuhi tujuannya. Mekanisme kontrol ini dihubungkan pada arus sumber daya dengan memakai suatu lingkaran umpan balik (feedback loop) yang mendapatkan informasi dari output sistem dan menyediakan informasi bagi mekanisme kontrol. Mekanisme kontrol membandingkan sinyal-sinyal umpan balik dengan tujuan, dan mengarahkan sinyal pada elemen input jika sistem operasi memang perlu diubah.

Suatu sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya disebut sistem terbuka, dengan menggunakan logika yang sama suatu sistem yang tidak dihubungkan dengan lingkungannya adalah sistem tertutup. Subsistem sebenarnya hanyalah sistem didalam suatu sistem. Ini berarti bahwa sistem berada pada lebih dari satu tingkat. Jika suatu sistem adalah bagian dari sistem yang lebih besar, system yang lebih besar itu adalah supersistem.

Nama yang diberikan untuk aplikasi akuntansi berbasis computer adalah pengolahan data elektronik (electronic data processing), atau data EDP. Istilah EDP tidak lagi populer, dan telah disingkat menjadi data processing (DP). Kita menggunakan istilah Sistem Informasi Akuntansi – SIA (accounting information system)untuk menggambarkan sistem yang memproses aplikasi pengolahan data perusahaan. SIA menghasilkan beberapa informasi, sebagai produk sampingan dari proses akuntansi.

Komputer baru biasa menggunakan sirkuit kepingan silicon yang memungkinkan daya pemprosesan yang lebih banyak tiap rupiahnya. Konsep penggunaan komputer sebagai sistem informasi manajemen atau SIM, di promosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tersebut. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen.

Hasil aktual jarang sesuai dengan yang dibanyangkan semula. Ada beberapa penyebab kekurangan ini: kurangnya pengetahuan tentang komputer  di antara para pemakai, kurangnya pengertian bisnis dan keawaman spesialis informasi mengenai peran manajemen, peralatan komputer  yang mahal dan terbatas dibandingkan standar sekarang .

Massaachusetts Institute of Technology (MIT) memformulasikan pendekatan yang berbeda. Ilmuwan ini adalah Michael S. Scott Morton. G. Anthony Gorry, dan Peter G. W.  Keen, dan konsep mereka disebut system pendukung keputusan (decision support systems), atau DSS.DSS adalah sistem penghasil informasi yang ditunjukan pada suatu masalah tertentu yang harus dibuat manajer.

SIM adalah suatu sumber daya organisasional. SIM dimaksudkan untuk menyediakan informasi pemecahan masalah bagi sekelompok manajer secara umum, sedangkan DSS dimaksudkan untuk mendukung satu orang manajer secara khusus. Pada saat DSS berkembang, perhatian juga difokuskan pada aplikasi computer yang lain: otomatisasi kantor (office automation), atau OA. OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas di antara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik.

OA dimulai tahun 1964 saat IBM mengumumkan produknya, Magnetic Tape / Selectric Typewriter  (MT/ST), yaitu mesin tik yang dapat mentik kata-kata yang telah terekam dalam pita magnetik. Operasi pentikan otomatis ini mengarahkan pada aplikasi OA yang disebut pengolahan data (word processing). Otomatisasi kantor telah berkembang meliputi aplikasi seperti konferansi jarak jauh (teleconferencing), voice mail, surat elektronik (electronic email), electronic calendaring, facsimile transmission, dan desktop publishing.

Saat ini sedang berlangsung gerakan untuk menerapkan kecerdasan buatan (artificial intelligence), atau AI, bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar AI adalah bahwa computer dapat di program untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia. Nagian khusus dari AI, yaitu sistem pakar (expert system) atau ES, mendapatkan paling banyak perhatian. Sistem pakar adalah suatu sitem yang berfungsi sebagai seorang spesialis dalam suatu area.

Kita menggunakan istilah spesialis informasi (information specialist) untuk menggambarkan pegawai perusahaan yang sepenuh waktu bertanggung jawab mengembangkan dan memelihara sistem berbasis komputer. Ada lima golongan utama spesialis informasi: analias sistem (system analist) ,pengolahan database (database administrator) ,spesialis jaringan (network specialist) ,programer dan operator. Yang artinya menggambarkan rantai komunikasi tradisional yang menghubungkan pemakai, para spesialis informasi dan computer. Pemakai dapat berupa seorang manajer, non-manajer ,atau suatu individu atau organisasi di dalam lingkungan perusahaan.

Analis sistem bekerja sama dengan pemakai mengembangkan sistem baru dan memperbaiki sistem yang sekarang ada. Analis sistem adalah pakar dalam mendifinisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer membantu pemecahan masalah.

Pengelola database bekerja sama dengan pemakai dan analis sistem menciptakan database yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi pemakai.  Database adalah suatu kumpulan data komputer yang terintegrasi, diatur dan disimpan menurut suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali. Setelah database diciptakan, pengolahan database mengelola sumber daya yang penting ini.

Spesialis jaringan bekerja sama dengan dengan analis sistem dana pemakai membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya komputer yang tersebar. Spesialis jaringan menggabungkan keahlian bidang komputer dan telekomunikasi.

Programer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode intruksi-intruksi yang menyebabkan komputer mengubah data menjadi informasi yang diperlukan pemakai.

Operator mengoperasikan peralatan komputer berskala besar seperti computer mainframe dan komputer mini. Operator memantau layar komputer , menggantikan ukuran-ukuran kertas di printer, mengelola perpustakaan tape dan disk storage, serta melakukan tugas-tugas serupa lainnya.

Yang berpengaruh besar pada penggunaan komputer yaitu kecendrungan. Kecenderungan ini adalah meningkatnya minat pemakai dalam mengembangkan aplikasi komputer mereka sendiri. Nama yang diberikan untuk situasi ini adalah end-user computing. End using sinonim dengan pemakai yang menggunakan produk akhir sistem berbasis komputer. Jadi, end-using computing (EUC) adalah pengembangan seluruh atau sebagian sistem berbasis komputer oleh para pemakai.

Meningkatkan Pengetahuan tentang Komputer. Selama awal 1980-an, dampak dari program-program pendidikan komputer di tingkat universitas dan pra-unuversitas sangat terasa. Berbagai tingkatan manajemen, terutama di tingkat bawah, mulai diisi oleh orang-orang yang menguasai komputer dengan baik.

Antrian Jasa informasi. Para spesialis informasi selalu memiliki lebih banyak pekerjaan dari pada yang dapat mereka tangani. Situasi ini menjadi kritis selama awal 1980-an saat para pemakai mulai meminta jasa-jasa informasi untuk dukungan sistem tambahan. Unit jasa informasi tidak dapat menanggapi cukup cepat, dan terjadi timbunan pekerjaan yang menunggu untuk diolah komputer. Sebagian pemakai bahkan harus menunggu dua atau tiga tahun agar pekerjaannya dapat melewati timbunana permintaan yang belum di kerjakan.

Perangakat Keras yang Murah. Pada periode yang sama, pasar di banjiri oleh komputer mikro yang murah. Para pemakai dapat memperoleh perangkat keras mereka sendiri dengan memesan pada took komputer local melalui telepon dan membayarnya dengan dana kas kecil.

Perangkat Lunak Jadi. Perusahaan-perusahaan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software), keduannya memproduksi perangkat lunak yang mampu melaksanakan tugas-tugas akuntansi dasar maupun menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan. Perangkat lunak jadi ini menawarkan dukungan peningkatan dan kemudahan penggunaan, dan memampukan perusahaan dan pemakai individu dengan sedikit atau tanpa keahlian komputer untuk menerapkan sistem berbasis komputer. Gabungan keempat ini merupakan penyebab meluasnya end-user computing.

Walaupun komputer  tidak memotong biaya administrasi seperti yang direncanakan, keberhasilan yang lebih berarti tercapai dalam pelaksanaan pekerjaan yang lebih baik – mencapai peningkatan efesiensi atau pengurangan investasi. Karena sukarnya mengukur nilai CBIS, perusahaan-perusahaan sangat berhati-hati dalam membuat keputusan untuk menerapkan sistem seperti ini. Banyak waktu manajer dan staff di habiskan untuk mengevaluasi dampak sistem itu pada organisasi. Menjustifikasi CBIS, dengan menggunakan gabungan ukuran-ukuran kuantitatif dan subyektif, adalah langkah kunci dalam mencapai sumber daya yang berharga ini.

Dalam beberapa hal, tiap subsistem dari CBIS menyerupai suatu organisme hidup, lahir, bertumbuh, menjadi matang, berfungsi dan akhirnya mati. Proses evolusioner ini disebut siklus kehidupan sistem (system life cycle – SLC ), dan terdiri dari tahap-tahap sebagai berikut: Perancanaan, Analisis, Rancangan, Penerapan, Pengggunaan. Siklus kehidupan dari suatu sistem berbasis komputer mungkin hanya berlangsung beberapa bulan, atau mungkin berlangsung beberapa tahun. SIM yang memproyeksikan jumlah agen dan prekrut untuk perusahaan asuransi telah digunakan sejak pertengahan 1980-an. Cepat atau lambat, sifat dinamis bisnis akan melampaui kemampuan sistem informasi, dan sistem itu harus diperbarui.

Sumber daya informasi perusahaan mencakup lebih dari sekedar informasi. Sumber daya tersebut mencakup pula perangkat keras, fasilitas, perangkat lunak, data, para spesialis informasi dan para pemakai informasi. Manajer pada semua tingkatan tertinggi terjangkau jauh ke masa depan. Rencana-rencana strategis ini menyatakan apa yang akan dicapai perusahaan dalam lima, sepuluh tahun yang akan datang atau lebih, dan menguraikan bagaimana tujuan-tujuan tersebut akan tercapai. Setelah para eksekutif mempersiapkan rencana strategis bagi perusahaan, rencana-rencana serupa dibuat untuk tiap area fungsional. Rencana stategis fungsional menggambarkan bagaimana tiap area fungsional akan memberikan konstribusi pada tercapainya tujuan-tujuan perusahaan.

Kegiatan mengidentifikasi sumber daya informasi yang akan dibutuhkan perusahaan di masa depan, mendapatkan sumber daya tersebut, dan mengelolanya disebut perencanaan sumber daya informasi secara strategis (strategic planning for information resources ) ,atau SPIR. SPIR adalah tanggung jawab semua manajer, tetapi manajer organisasi jasa informasi (information services) memainkan peranan penting. Jabatan CIO, yaitu chief information officer, menjadi semakin popular untuk menggambarkan manajer jasa informasi.

Dari semua inovasi terbaru dalam penggunaan komputer, tidak ada yang dampaknya sebesar end-user computing. Para pemakai sekarang mengembangkan banyak aplikasi mereka sendiri. Kecenderungan ini akan berlanjut, dan akan menghasilkan mafaat keseluruhan bagi perusahaan, namun bukannya tanpa sejumlah resiko serius. Resiko tersebut dapat diperkecil dengan pengendalian manajemen yang tepat.

Saat manajer menyadari informasi sebagai suatu sumber daya strategis menetapkan kebujaksanaan-kebijaksanaan yang menerapkan sumber daya tersebut secara strategis, dan membuat tindak lanjut untuk meyakinkan bahwa kebijaksaan tersebut dijalankan, aktivitas itu disebut manajemen sumber daya informasi (information resources management) ,atau IRM. IRM adalah konsep yang mengintegrasikan konsep-konsep keunggulan kompetitif lain, CIO, IRM ,SPIR ,dan end –user computing. Dengan demikian, IRM memberikan kerangka kerja bagi pemanfaatan komputer yang efektif.