Menggunakan
Teknologi Informasi untuk Keunggulan Kompetitif.
Kita telah
melihat bahwa sebuah perusahaan adalah sesuatu sistem fisik, yang dikelola
dengan menggunakan suatu sistem konseptual. Sistem fisik perusahaan adalah
sistem lingkaran tertutup, dalam arti dikendalikan oleh manajemen, menggunakan
informasi umpan balik untuk menyakinkan bahwa tujuan-tujuan tercapai.
Perusahaan juga merupakan suatu sistem terbuka, dalam arti berhubungan dengan
lingkungannya. Sebuah perusahaan mengambil sumber daya dari lingkungannya,
mengubah sumber daya tersebut menjadi barang dan jasa, dan mengembalikan sumber
daya yang telah diubah itu kepada lingkungnnya.
Lingkungan
sangat berarti bagi perusahaan. Lingkungan adalah alasan utama keberadaan
perusahaan. Pemilik perusahaan melihat perlunya penyediaan barang dan jasa
untuk memenuhi kebutuhan lingkungan, dan menanamkan modalnya sehingga
perusahaan dapat melaksanakan aktivitas ini. Lingkungan kemudian menyediakan
sumber daya yang diperlukan untuk memproduksi barang dan jasa.
Namun, kita
dapat melihat sejumlah kesamaan dari keragaman ini dengan mengidentifikasi
delapan jenis elemen utama yang ada
dalam lingkungan semua perusahaan. Elemen-elemen lingkungan ini adalah
organisasi atau individu yang berada di luar perusahaan dan memiliki pengaruh
langsung atau tidak langsung pada perusahaan. Delapan elemen ini berada dalam
sistem yang lebih luas, yang disebut masyarakat.
Pemasok menyediakan material, mesin, jasa dan
informasi yang digunakan oleh perusahaan untuk memproduksi barang dan jasanya.
Barang dan jasa ini dipasarkan kepada para pelanggan
perusahaan, yang mencakup pemakai saat ini dan calon pemakai. Serikat buruh adalah organisasi bagi
tenaga kerja terampil maupun tenaga kerja tidak terampil. Masyarakat keuangan terdiri dari lembaga-lembaga yang mempengaruhi
sumber daya uang yang tersedia bagi perusahaan.
Pemegang saham atau pemilik adalah orang-orang yang menanamkan modal di perusahaan dan
mewakili tingkat manajemen tertinggi. Pesaing
mencakup semua organisasi yang bersaing dengan perusahaan di pasaran. Pemerintah pada tingkat pusat, dareah
dan lokal, memberikan kendala-kendala dalam bentuk pembelian, informasi dan
dana.
Masyarakat global adalah wilayah geografis tempat
perusahaan melaksanakan operasinya. Perusahaan menunjukan tanggung jawabnya
pada masyarakat global dengan memperhatikan lingkungan alam, menyediakan produk
dan jasa yang meningkat kualitas hidup dan beroperasi secara etis.
Tidak semua sumber daya mengalir antara
perusahaan dengan semua elemen
lingkungan. Contohnya, mesin biasanya tidak mengalir dari perusahaan kepada
pemegang saham, uang tidak boleh mengalir kepada pesaing, dan material tidak
boleh mengalir kepada serikat buruh. Satu-satunya sumber daya yang
menghubungkan perusahaan dengan semua elemen tersebut adalah informasi.
Keunggulan
kompetitif dapat dicapai melalui banyak cara, seperti menyediakan barang dan
jasa dengan harga yang murah, menyediakan barang dan jasa yang lebih dari para
pesaing dan memenuhi kebutuhan khusus suatu segmen pasar tertentu. Pada bidang
komputer, keunggulan kompetitif mengacu
pada penggunaan informasi untuk mendapatkan leverage
di pasaran.
Sejumlah
perusahaan telah mendapatkan publikasi yang luas karena menggunakan informasi
untuk mencapai keunggulan kompetitif. Beberapa diantaranya adalah American
Airlines, dengan sistem pemesanan penerbangan yang disebut Sabre, American
Hospital Supply dengan jaringan EDI (electronic
data inter change), dan McKesson Drug dengan sistem distribusinya yang
disebut Economost.
American Airlines adalah perusahaan pertama yang memasang sistem pemesanan
berbasis komputer. Sistem Sabre, yang telah digunakan lebih dari tiga puluh
tahun, mampu memberikan gambaran konsep tual terbaru (hingga menit terakhir)
mengenai status sejumlah penerbangan.
American Hospital Supply menjual beragam produk bagi rumah
sakit. Secara tradisional, rumah sakit memesan melalui surat, telepon atau
kontak langsung dengan wiraniaga perusahaan. Manajemen memutuskan bahwa
kemungkinan pemesanan yang dilakukan rumah sakit akan meningkat jika proses
pemesanan dibuat lebih mudah.
McKesson Drud adalah pemasok obat-obatan yang
dijual di apotik. McKesson telah mencapai IOS yang sangat mirip dengan American
Hospital Supply. Sistem McKesson, yang dinamakan Econo most, memungkinkan
apotik-apotik memasukan data pesanan ke komputer McKesson. Pengaturan ini
menguntungkan McKesson mau pun para pelanggan nya.
Pengiriman
data komputer secara elektronik dari satu perusahaan ke perusahaan lain disebut
electronic
data interchange (EDI). EDI menghilangkan
banyak formulir kertas dan mencapai tingkat kecepatan dan ketelitian yang jauh
melebihi media tertulis atau lisan. Sistem
informasi antar-organisasi (interorganizational information system) ,atau IOS, adalah suatu kombinasi sejumlah
perusahaan yang terintegrasi melalui arus informasi.
Ada tiga
pokok penting mengenai tiga contoh keunggulan kompetitif diatas:
1. Tidak satu pun perusahaan diatas yang
puas hanya mengandalkan sumber daya fisik mereka untuk menjadi pesaing yang
tangguh.
2. Tidak ada aplikasi komputer inovatif
yang memberikan keunggulan kompetitif yang terus menerus bagi perusahaan
pemakainnya.
3. Perusahaan tersebut memusatkan sumber
daya informasi mereka pada pelanggan mereka, ini medorong awal dari strategi
keunggulan kompetitif.
Dari pada berkonsentrasi
pada input (data) dan output (informasi), perhatian seharusnya
juga diberikan pada pengelolah informasi (information
processor) yang mengubah input menjadi
output. Pengelola ini meliputi
perangkat keras dan perangkat lunak, serta orang-orang yang mengembangkan
,mengoperasikan ,dan menggunakan sistem. Juga termasuk fasilitas yang menyimpan
sumber daya.
Jenis-jenis
Sumber Daya Informasi : Perangkat keras komputer, perangkat lunak komputer,
para spesialis informasi, pemakai, fasilitas, database, informasi.
Pengelola
informasi di tangan suatu unit khusus yang terdiri dari para spesialis
informasi. Unit ini, yang kita sebut jasa informasi, dikelola oleh seorang
manajer yang berstatus wakil direktur. Praktek yang umum sekarang adalah
membentuk jasa informasi sebagai suatu area fungsional utama dan menyertakan
manajer puncaknya dalam kelompok eksekutif, seperti komite eksekutif.
Istilah CEO
(chief executive officer) telah lama
dikenal dalam kosa kata bisnis; setiap orang tahu bahwa CEO adalah orang yang
memiliki pengaruh paling kuat dalam operasi perusahaan, dan umumnya memiliki
jabatan direktur utama atau ketua dewan direksi. Istilah seperti CFO, yaitu chief financial officer, dan COO ,yaitu chief operating officer , juga telah
dikenal. Pada tahun 1980-an diciptakan istlah yang serupa untuk manajer jasa
informasi. Istilahnya adalah CIO ,yaitu chief
information officer.
Seperti
dimaksudkan oleh konsep tersebut, chief information officer (CIO), adalah manajer jasa informasi
yang menyumbangkan keahlian manajerialnya tidak hanya untuk memecahkan masalah
yang berkaitan dengan sumber daya informasi tetapi juga area operasi perusahaan
lainnya. Seorang manajer jasa informasi dapat berperan sebagai chief information officer dengan
mengikuti saran-saran berikut:
1. Sediakan waktu untuk pelatihan
bisnis. Pelajari bisnisnya, bukan hanya teknologinya.
2. Buat kemitraan dengan unit-unit
bisnis dan line management ; jangan
menunggu hingga diundang.
3. Fokuskan pada kebaikan proses dasar
bisnis.
4. Jelaskan biaya-biaya IS dalam istilah-istilah
bisnis.
5. Bangun kepercayaan dengan memberikan
jasa IS yang dapat diandalkan.
6. Jangan bersifat defesif.
Istlah untuk
menggambarkan aktivitas ini awalnya adalah transformasi kumpulan strategi (strategy set transformation). Istilah
yang baru, yaitu perencanaan strategis sumber daya informasi (strategic planning for information reseourcs)
telah menjadi popular.
Saat jasa
informasi dimulai mengembangkan rencana-rencana strategis, pendekatan yang di
anjurkan adalah mendasarkan rencana tersebut sepenuhnya pada tujuan atrategis
perusahaan, yang diberi istilah kumpulan
strategis organisasi (organizational
strategy set). Langkah kedua yang tersendiri, suatu rencana jasa informasi dibuat
untuk medukung tujuan perusahaan. Rencana jasa informasi itu disebut kumpulan strategis SIM (MIS strategy set), dan terdiri dari
sejumlah tujuan, kendala, dan strategi. Pendekatan ini, yang dinamakan transformasi kumpulan strategi (strategy set trasformation).
Pemakai Akhir Tingkat Menu.
Sebagian pemakai akhir tidak mampu menciptakan perangkat lunak mereka
sendiri, tetapi dapat berkomunikasi dengan perangkat lunak jadi (prewritten software) dengan menggunakan
menu-menu seperti yang ditampilkan oleh Lotus ,dBASE ,dan WordPerfect.
Pemakai Akhir Tingkat Perintah.
Sebagian pemakai akhir memiliki kemampuan menggunakan perangkat lunak
jadi yang lebih dari sekedar memilih menu. Para pemakai akhir ini dapat
menggunakan bahasa perintah dari perangkat lunak untuk melaksanakan operasi
aritmatika dan logika pada data.
Pemakai Akhir Tingkat Programer.
Sebagian pemakai akhir menggunakan bahasa-bahasa pemrograman seperti
BASIC atau bahasa pemrograman dBASE yang terdapat didalam DBMS tersebut, serta
menggembangkan program-program yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka
sendiri.
Personil Pendukung Fungsional.
Di sejumlah perusahaan ,para spesialis informasi adalah anggota dari
unit-unit fungsional dan bukannya unit jasa informasi. Personil pendukung
fungsional dan bukannya unit jasa informasi. Personil pendukung fungsional ini
adalah spesialis informasi dalam arti sesungguhnya, tetapi mereka berdedikasi
pada area pemakai tertentu dan melapor pada manajer fungsional mereka.
Jenis-jenis Aplikasi Pemakai Akhir
EUC telah
memberiksan dampak pada berbagai subsistem utama CBIS dalam tingkat yang
beragam. Sebagian besar aplikasi end-user
computing telah dibatasi pada:
-
Sistem
pendukung keputusan (DSS) yang relatif mudah.
-
Aplikasi
otomatisasi kantor yang memenuhi kebutuhan perseorangan.
Selebihnya
adalah tanguung jawab spesialis informasi untuk bekerja sama dengan pemakai
dalam mengembangkan:
-
Aplikasi
SIM dan SIA
-
DSS
yang kompleks
-
Aplikasi
otomatisasi kantor yang memenuhi kebutuhan organisasional
-
Sistem
pakar
Risiko End-user Computing
1.
Sistem yang buruk sarananya
2.
Sistem yang buruk rancangan dan dokumentasinya
3.
Penggunaan sumber daya informasi yang tidak
efisien
4.
Hilangnya integritas data
5.
Hilangnya keamanan
Elemen-elemen IRM
yang diperlukan
Agar suatu perusahaan dapat mencapai IRM secara penuh,
perlu ada satu set kondisi tertentu. Kondisi-kondisi tersebut mliputi:
1.
Kesadarn bahwa keunggulan kompetitif dapat
dicapai melalui sumber daya informasi yang unggul
2.
Kesadaran bahwa jasa informasi adalah suatu area fungsional utama
3.
Kesadaran bahwa CIO adalah eksekutif puncak
4.
Perhatian pada sumber daya informasi perusahaan
saat membuat perencanaan strategis
5.
Rencana strategis formal untuk sumber daya
informasi
6.
Strategi untuk mendorong dan mengelola end-user computing
Tidak ada komentar:
Posting Komentar